Nyheter från Konstrukt

Hopsworks får kontroll över varje krona med Konstrukt och PE Accounting.

anders.bergek@konstrukt.se (Anders Bergek) — Mon, 15 Apr 2024 22:21:21 GMT

Konstrukt och PE Accounting-case med Hopsworks.

Hopsworks , en av de ledande plattformarna för att bygga, underhålla och övervaka Machine Learning-system, stod inför en snabbväxande marknad med stor potential. Kontrollen över ekonomin blev en avgörande aspekt för att kunna göra rätt investeringar och fatta ekonomiska beslut vid rätt tidpunkt. Kombinationen av PE Accounting och Konstrukt gjorde det möjligt.

Före PE Accounting och Konstrukt.

Hopsworks ekonomichef Yaroslava hade en vision om total kostnadskontroll, men fastnade alltför ofta i timmar av Excel-arbete och en mängd små uppgifter. Det var svårt att göra prognoser. Eftersom hon vid den tidpunkten hanterade ekonomin på egen hand var det ännu mer utmanande att skapa en tydlig och hållbar redovisningsprocess. Detta ledde till ännu mer arbete för att hålla budget, resultat och likviditet under kontroll.

Efter PE Accounting och Konstrukt.

PE Accounting försåg Hopsworks med ett specialiserat team som erbjuder en heltäckande löne- och redovisningslösning som inkluderar bokföring, momsrapportering, skattedeklarationer och årsredovisningar. Kombinationen med Konstrukt gjorde det möjligt för ekonomichefen att snabbt och enkelt komma igång med och följa upp budget och prognos. Oron för likviditeten försvann med tillgång till lämpliga mallar och mer tid att fokusera på uppgifterna.

Kraftfull prognos ger Hopsworks den kontroll de behöver för att lyckas.

Budget- och prognosmallarna är kundfavoriter i Konstrukt och gör stor skillnad mot vad många är vana vid. Tidshorisonten är flexibel och du kan välja hur många månader planen täcker och sedan rulla framåt därifrån. Du kan arbeta med exempelvis 6, 12, 18, 24 eller 36 månaders planeringsfronter och låta en del av planen vara stängda månader som ersätts av utfall. Genom att kontinuerligt uppdatera budgeten, baserat på faktiska resultat och insikter om drivkrafterna bakom resultaten, kan ekonomichefen arbeta med en allt mer exakt budget och prognos.

"Med den struktur och det systemstöd jag har idag från PE Accounting och Konstrukt är det verkligen mycket enklare att jämföra min plan med hur det går, planera framåt och ha rätt grund för mina rekommendationer." Yaroslava tillägger: "Vi är ett växande team och det har blivit tydligt att det kommer att bli allt svårare att hantera vår expansion om vi inte har rätt processer på plats. Efter att ha implementerat PE och Konstrukt har jag nu en omfattande förståelse för vad som driver våra kostnader och intäkter i realtid, tillsammans med robusta prognoser för framtiden för att behålla kontrollen över vår likviditet."

Yaroslava ansvarar för en betydande mängd finansiell rapportering, med veckovisa och månatliga uppdateringar som krävs för flera nivåer i organisationen, inklusive högsta ledningen och finansiella intressenter. Mycket handlar egentligen om att kunna konsolidera stora mängder information för att kunna jämföra budget med utfall och planera framåt.

"Idag har jag det stöd som behövs från både system och specialister, för att jag ska kunna göra mitt jobb på ett enklare och effektivare sätt än tidigare. Med PE Accounting och Konstrukt så kan jag kan tryggt göra mina rapporter och ha löpande kontroll. Jag ska alltid kunna stå bakom mina siffror. Det kan jag tryggt göra idag," avslutar hon.

Cygate bytte till ett mer användarvänligt och kostnadseffektivt system

anders.bergek@konstrukt.se (Anders Bergek) — Wed, 06 Dec 2023 14:25:03 GMT

Konstrukts första kund Cygate behövde byta ut ett gammalt system som användarna inte var nöjda med. Dessutom var detta system för dyrt och inte flexibelt nog för deras behov.

Före Konstrukt

Cygate hade och har fortfarande en komplex matrisorganisation vars affärsregler inte fullt ut gick att implementera i det gamla systemet. Behovet att göra något åt saken växte. Därför bestämde sig Cygate inför budgetprocessen hösten 2014 att testa Konstrukt för att se om Konstrukt bättre kunde följa verksamhetens behov på kort och lång sikt.

Efter Konstrukt

Sagt och gjort så kom Cygate igång med Konstrukt och produkten implementerades i verksamheten i omgångar. 2014 fanns stöd för det viktigaste och inför processen 2015 lyftes fler affärsregler in i Konstrukt för att fullt ut stödja verksamhetens komplexa behov. Detta gjorde att användarna av produkten fick en lösning som blev mer och mer komplett med tiden.

Idag budgeterar alla chefer sina delar i enkla och överskådliga appar, med referenssiffror tillgängliga. Trots en komplex redovisningsstruktur med tillhörande matrisorganisation så går det bra att i Konstrukt sätta upp de affärsregler som behövs för att nå önskad detaljnivå. De har också haft mycket nytta av att under processens gång kunna göra förändringar i logik eller källdata, utan att det påverkat chefernas budgetarbete.

Produktförsäljning

Försäljning per säljare och produktområde. Här planeras äve vilken täckningsgrad (TG%) som finns och systemet beräknar täckningsbidraget (TB) baserat på TG% och planerad intäkt.

Konsultbudget

Här planeras olika typer av beläggnings-%. Efter att ha planerat för löpande-, drift-, restid-, service-, och 2nd-line-beläggning visar systemet hur mycket kvarvarande beläggning som finns för att nå 100%.

Analys av budgetprocess

Konstrukt har koll på vart man ligger i processen men om det finns specifika behov så går det bra att bygga något i analys-systemet. Här får man bättre koll l på processen med hjälp av QlikView.

Gemensam framåtlutad utveckling och följsamhet med Firstcamp

anders.bergek@konstrukt.se (Anders Bergek) — Tue, 08 Aug 2023 12:44:17 GMT

Tillväxtraketen Firstcamp behövde ett följsamt system som skulle hänga med i deras utveckling och tillfredsställa deras ständigt föränderliga behov. Dessutom skulle det vara lätt att använda och tidsbesparande för deras geografiskt utspridda organisation.

Bakgrund

Firstcamp har en särställning på marknaden, som Skandinaviens största campingkedja med nästan 70 campingar i 3 länder - och de växer i raketfart.

Med många attraktiva grundstenar som sköna naturlägen, möjlighet att semestra utan att förstöra miljön och prisvärdhet i både hög- och lågkonjunktur florerar campingbranschen och Firstcamp.

2020 hoppade Ludwig Enström på Firstcamp-tåget för att byggga upp en strukturerad controllingfunktion. Ett av de första stegen som skulle tas innebar att välja rätt system och verktyg för funktionen – och valet blev Konstrukt.

Utmaning

Med stark tillväxt i hög fart kommer även utmaningar. Firstcamp med sin växande organisation skulle komma att behöva ett system som hängde med i svängarna och utvecklades i takt med dem.

– Vi träffade många leverantörer, men valde Konstrukt för att vi är mitt i en tillväxtresa, med behov som ständigt förändras. De var hungriga och taggade på att hänga med i vår utveckling och vi kände oss säkra på att de skulle vara följsamma framåt, säger Ludwig Enström.

Dessutom befinner sig Firstcamps organisation över hela Skandinavien, vilket ställer krav på smidiga och tydliga samarbetsmöjligheter på distans.

– Vi har ett högnivå behov av att förenkla informationsinsamling och rapportering för en geografiskt utspridd organisation. Att då ha ett system som är enkelt att använda i rapportering och för att konsidolera ihop är så tidsbesparande och jätteviktigt ur många perspektiv, säger Ludwig.

Förväntningar & implementering

Initialt förväntade Firstcamp sig ett smidigt budgetverktyg som var enkelt för hela organisationen att använda och som var lätt för Ludwig att administrera, men de fick mer än så, säger han.

– Vi fick hela organisationen med Johan, Sebastian och Anders, ett samarbete som präglas av en gemensam framåtdrift och en vilja att utvecklas. De är lyhörda för vart vi vill och snabba på att haka på oss dit.

Det är aldrig roligt att implementera ett nytt system säger Ludwig, men under de förutsättningarna var det smidigt, snabbt och enkelt.

– Johan och Sebastians närvaro gjorde att vi fick snabba svar och avstämningar med högt engagemang, det blev ingen långdragen process. Dessutom jobbar vi med Qlik Sense som BI-verktyg och det var nog också en nyckel för smidig implementation, då Konstrukt har erfarenhet av verktyget och byggt sin produkt utifrån det.

Användning

Konstrukt, som var tänkt som ett strikt budgetverktyg för Firstcamp blev snabbt mer.

– Vi har verkligen byggt ut vår Konstruktvärld från ett verktyg som vi öppnar en gång om året till att vara ett driftsystem som vi jobbar med kontinuerligt.

Förväntningarna som fanns innan implementationen har Konstrukt helt klart levt upp till, säger Ludwig, som också ser fram emot att uppleva Konstrukt växa vidare, tillsammans med dem.

– Idag finns moduler som vi redan implementerat - den mest lågt hängande frukten kring informationsinsamling. Men varje vecka så skickas det mängder av mail med information som ska samlas in och godkännandeflöden, där ser jag fram emot att Konstrukt förenklar ytterligare för oss.

Varför Konstrukt?

För att implementera en anpassningsbar lösning som skulle växa med Firstcamp och deras ständigt förändrade behov.
För att spara tid och vara lätt att använda för en geografiskt utspridd organisation.
För att förenkla informationsinsamling och rapportering.
För att få support och hjälp av ett engagerat team som hänger med i snabba svängar.
För att implementera en lösning som är sömlöst integrerbar med deras tidigare verktyg.

Summering

Med Konstrukt har Firstcamp fått såväl ett smidigt budgetverktyg, som ett driftsystem och en smidig lösning för bland annat informationsinsamling och rapportering.

Firstcamp har fått en framåtlutad samarbetspartner som vill växa och utvecklas i takt med dem och deras behov.

Lösningen möjliggör tidseffektivisering och simplifiering för Firstcamps geografiskt utspridda organisation.

Systemet är integrerat med deras befintliga verktyg och lösningar.

Espresso House bytte ut Excel för att involvera alla och nå mål

anders.bergek@konstrukt.se (Anders Bergek) — Wed, 03 May 2023 13:27:44 GMT

Espresso House hade en central budgetprocess där allt arbete utfördes i Excel. Eftersom inte hela verksamheten involverades i arbetet hade företaget svårt med styrningen och att få acceptans av budgeten hela vägen ut i linjeorganisationen.

Före Konstrukt

Inte nog med att denna centralt drivna budgetprocessen innebar svårigheter vid förankring av bakomliggande mål var dessutom detaljnivån i budgeten alldeles för låg. Detta som ett resultat av att det tog för mycket tid att skapa, underhålla och konsolidera budgeten både under själva processen men även efteråt till uppföljningen.

Efter Konstrukt

Konstrukt har sedan 2015 hjälpt Espresso House råda bot på detta och idag är hela linjeorganisationen involverad i arbetet med att nå målen. Budgeteringen görs i indexsiffror och nyckeltal, som organisationen är bekanta med och kan förhålla sig till. Alla kan budgetera i lokala valutor. Centrala kostnader hanteras i separata processer och vävs smidigt ihop med linjens budgeterade siffror .

Försäljning

Här planeras försäljningen i förhållande till föregående år. På det viset budgeteras det inte i absoluta belopp utan i index-tal.

Nya kafféer

Här planeras för nyetableringar under året. Så fort nyetableringarna blir verklighet kopplas de planerade intäkterna och kostnaderna mot den verkliga shoppen.

Land

Här planeras de variabler som gäller per land. Ändringar i denna appen påverkar budget och prognos för samtliga användare som tillhör landet. Exempelvis är invisible waste något som belastar kostnadssidan då det avser svinnet i den dagliga verksamheten.

Analys

Espressohouse har byggt analys i QlikView för att komplettera det som erbjuds av Konstrukt, här för att håll koll på sin CAPEX.